ارتباط تجاری چیست و چرا اهمیت زیادی دارد؟ - مجله هاستفا

ارتباط تجاری چیست؟

ارتباطات اهمیت غیرقابل انکاری دارند. در دورانی که ما زندگی می کنیم، نیاز به ارتباط بسیار بنیادی و اساسی است. بدون ارتباط مؤثر، نیازها، خواسته ها، ایده ها و … ما شنیده نمی گردد. نمی توانیم با دوست، آشنا و یا همکار ارتباط پیدا کنیم و در موارد کاری، به اهداف خودمان نمی رسیم. این موضوع در محیط های کاری بیشتر اهمیت دارد. چراکه ارتباطات جمعی و گروهی است که موفقیت اشخاص، تیم ها و یا کل کسب وکار را شکل می دهد.

منظور ما از ارتباط کاری (تجاری) این است: توانایی برقراری ارتباط با تمام کارکنان سازمان و توانایی آن ها برای برقراری ارتباط با سایر اعضاء

ارتباط کاری مفهوم بسیار ساده ای است، ولی تأثیر و نقش بسیار چشمگیری در سلامت و موفقیت کسب وکارها دارد. ارتباطات کاری تقریباً در تمام فعالیت های روزانه سازمان ها تأثیرگذار خواهد بود. از مدیریت گرفته تا کارآموزی، آموزش کارکنان و همکاری در پروژه ها، همگی از این موضوع تأثیر می گیرند. در واقع، واقعاً موارد بسیار کمی وجود دارد که شاید ارتباط کاری نقشی در آن ها نداشته باشد.

تحقیقات دانشگاهی هم از این ادعا حمایت می نمایند. بر اساس تحقیقات، سازمان هایی که ارتباط کاری مؤثرتری داشته باشند، کارایی آن ها بالاتر بوده، سودسازتر هستند و نرخ استعفا در آن ها کمتر است. با این حال، حدود 70 درصد کسب وکارها هیچ برنامه و استراتژی تعیینی برای ارتباطات داخلی خودشان ندارند که این اشتباهی بسیار بزرگ است.

چرا ارتباط تجاری اهمیت دارد؟

ارتباط تجاری نیازهای اجتماعی کارکنان را برآورده می نماید

در اواسط قرن بیستم بود که روان شناسی به نام آبراهام مازلو مقاله دانشگاهی خود را منتشر کرد؛ چیزی که امروزه خیلی ها آن را با نام معروف هرم نیاز مازلو می شناسیم. این هرم در واقع یک نمودار هرمی شکل است که نیازهای انسانی را از نیازهای اساسی برای بقا (بخش پایینی هرم) تا نیاز به شکوفایی (در بالای هرم) دسته بندی می نماید.

هرم نیازهای مازلو بیان دارد که بعد از اینکه افراد به نیازهای اساسی خود (مانند غذا، آب، استراحت، گرما و…) دست پیدا نموده و تا حدی احساس امنیت کردند، سراغ نیازهای اجتماعی خود می فرایند. انسان ها در ذات خود تمایل به برقراری ارتباط با دیگران دارند و این عنصری ضروری در سلامت تمام افراد است. البته این تنها نظریه مازلو نیست. تحقیقات اخیر و اسکن های صورت گرفته روی مغز افراد هم این ادعا را کاملاً تأیید نموده اند.

به صورت خلاصه، انسان موجودی اجتماعی است و برای بقا و سلامت روح و روان خود نیاز دارد که با دیگران ارتباط برقرار کند. داشتن اهدافی تعیین باعث می گردد که انسان ها خود را جزوی از یک جامعه بزرگ تر ببینند و به آن تعلق پیدا نمایند. این موضوع هم در مسائل شخصی، خانوادگی و هم در محیط های کاری صدق می نماید. مدیران کسب وکار باید توجه داشته باشند که کارمندان باید با یکدیگر ارتباط داشته باشند. اگر این ارتباط به هر دلیلی شکل نگیرد، آن ها از یکی از نیازهای اساسی خودشان محروم شده و احتمالاً خشنود نخواهند بود. کارکنانی که در محل کار خود احساس شادی ننمایند نیز کارایی کمتری دارند و استعفا در میان آن ها شایع تر است. عکس این مورد هم کاملاً صادق است: کارکنان شاد بهره وری بیشتری دارند و احتمال استعفا در میان آن ها کمتر است.

کارکنان متعهد برترین کارمندان هستند

همان طور که بیان شد، ارائه راهکارهای ارتباطی مؤثر و شکل دادن ارتباط تجاری و کاری مناسب در محیط های کاری، یکی از کلیدهای اصلی موفقیت کسب وکارها است. از سوی دیگر، وجود ارتباط کاری مناسب باعث افزایش تعهد کارمندان به مجموعه/سازمان خواهد شد!

این ادعا نیز به وسیله تحقیقات دانشگاهی ثابت شده است که کارکنان متعهد عملکرد بهتری در سازمان خواهند داشت و برترین نیروهای کاری شما خواهند بود. فرقی نمی نماید که چه سازمان و یا شرکتی باشید، تعهد شغلی تاثیر مستقیمی در عملکرد افراد دارد.

تحقیق دیگری که به وسیله MIT صورت گرفته بود حاکی از آن است که متعهدترین کارکنان هر سازمان آن هایی هستند که اطلاعات بیشتری دریافت نموده و ارتباط بیشتری با مدیرها دارند. با این حال، بیشتر سازمان ها از این موضوع رنج می برند. 84 درصد کارکنان بر این باور هستند که اطلاعات کافی از مدیران خود دریافت نمی نمایند.

ایده کاملاً متعهد کردن تمام کارکنان خیلی منطقی و دست یافتنی نیست. ولی تکنولوژی های امروزی می توانند یاری زیادی در این زمینه ارائه نمایند. زمانی که کارکنان شما نگاه به خوبی از اهداف و منظره شرکت آگاه باشند و بتوانند در با اتمام اعضای شرکت به خوبی ارتباط برقرار نمایند، تعلق خاطر بیشتری به سازمان پیدا خواهند کرد. استفاده از تکنولوژی جهت ایجاد راه های ارتباطی آسان یاری بسیار بزرگی به این موضوع می نماید.

نبود ارتباطات تجاری می تواند به کل سازمان آسیب بزند

از آنجایی که ارتباطات تجاری و کاری بخشی جدانشدنی از محیط های کاری امروزی است، نبود و یا ضعف آن می تواند به سازمان شما لطمه بزند. اگر کارمندی به مسئله ای بربخورد و نتواند اطلاعاتی که نیاز دارد را دریافت نموده و یا اینکه به اشتراک بگذارد، به کل مجموعه آسیب وارد می گردد. این لطمه به کل افرادی وارد می گردد که کار آن ها به نوعی به آن فرد ارتباط دارد و متعاقباً، تمامی افرادی که به آن ها نیاز دارند نیز صدمه خواهند دید. به عبارت دیگر، آسیب های ناشی از عدم ارتباط به صورت گلوله برفی و دومینو در سازمان شکل می گیرد.

در مجموع، اگر نیروهای کاری سازمان نتوانند ارتباط کاری خوبی با یکدیگر برقرار نمایند، عملکرد کل سازمان به مرور آغاز به افول خواهد نمود. این موضوع می تواند به ایرادات و خطاهای پرهزینه ای تبدیل گردد. طبق تحقیقی که روی 400 مجموعه تجاری صورت گرفته بود، مسائل ارتباطی باعث شده بود آن ها بیش از 1 میلیارد دلار تنها در یک سال ضرر نمایند.

اگرچه عوامل مختلفی می تواند منجر به بروز اشتباهات و مسائل ارتباطی گردد، ولی سرمایه گذاری نکردن روی کانال ها و ابزارهای ارتباطی یکی از متداول ترین این عوامل و دلایل است. حدود یک سوم کارکنان در سراسر جهان بر این باور هستند که تکنولوژی و امکانات از مد افتاده، ناکارآمد و قدیمی باعث سخت شدن کارها می شوند. کارکنانی که در ارتباط مستقیم با مشتری ها هستند بیشتر به این موضوع ادغان دارند، چراکه هنوز هم بیشتر ارتباط آن ها با استفاده از قلم و کاغذ است!

اگرچه هزینه کردن برای تکنولوژی تازه ممکن است سخت باشد و راه انداختن کارها با استفاده از همان ابزارهای قدیمی وسوسه انگیز است، ولی شما با این کار تنها در کوتاه مدت در هزینه ها صرفه جویی می کنید و منفعت بلندمدت کسب و کار شما به این است که از ابزارهای ارتباطی تازه استفاده کنید. این موضوع در خصوص ابزارهای ارتباط با خارج از شرکت هم صدق می نماید. انتخاب کانال های مدرن بازاریابی یکی از این موارد است. درهرحال، در زمانه فعلی همه چیز با سرعت زیادی در حال تغییر است و اگر قصد موفقیت دارید، باید خودتان را با آن ها سازگار کنید.

متداول ترین حالت های ارتباط تجاری

7 حالت کلی برای ارتباطات کاری و تجاری طراحی شده است. فرق اصلی آن ها در نوع اطلاعات به اشتراک گذاشته شده، زمان اشتراک گذاری و جهت حرکت این اطلاعات است. در ادامه بعضی از این حالت ها را معرفی می کنیم، چراکه مرور تمام آن ها خارج از حوصله این مقاله است.

ارتباط کاری بالا به پایین

ارتباط کاری بالا به پایین به صورت سنتی به مدیرها منصوب می گردد. این روش در مجموعه های سلسله مراتبی دیده می گردد که در آن بعضی افراد مسئولیت بیشتری دارند.

بر اساس این روش، مدیر اصلی میخواهد با سایر اعضای تیم ارتباط برقرار کند (شاید هم کل مجموعه)، اطلاعات از بخش مدیریت به سمت سلسله مراتب های پایینی شرکت حرکت می نماید تا به دست همه برسد.

مزیت اصلی این روش، تسلط مدیر بر جریان اطلاعات است. مدیرها می توانند برای هرکدام از سطوح، اطلاعات خاص و دقیق تری را درج نمایند. به عنوان مثال، ابلاغ سیاست های تازه شرکت حاوی دستورالعمل ها برای کارکنان رده پایین است. ولی مدیران شرحاتی در خصوص رویه های نظارتی و سیاست ها دریافت می نمایند و مدیران سطح بالاتر نیز در خصوص مزایا، اهداف و منظرههای این سیاست آگاه می شوند.

این روش نقاط ضعفی هم دارد. اگر هریک از حلقه ها اطلاعات اشتباهی را منتقل نمایند، تمام افراد بعدی نیز این اطلاعات اشتباه را دریافت خواهند کرد.

درهرحال، وجود راه های ارتباط بالا به پایین در تمام سازمان ها لازم است. هرچند امروزه شاهد تغییرات زیادی هستیم و مدیران به جای اینکه تنها متکلم باشند، نقش شنوده پیدا نموده و از سایر سطوح سازمان بازخورد و اطلاعات می گیرند.

ارتباط کاری پایین به بالا

این مدل کاملاً برعکس مدل قبلی است. در این حالت، اطلاعات از سطوح پایین سازمان به سمت بالا و مدیریت جریان پیدا می نماید. همچون مدل قبل، اگر یکی از اجزاء اشتباهی کند، اطلاعات اشتباه جریان پیدا خواهد نمود.

از سوی دیگر، در بسیاری از کسب وکارها مدیران بر این باور هستند که نیازی نیست به حرف های کارکنان گوش نموده و توجه نمایند. بنابراین چنین ابزارهای ارتباطی را در سازمان شکل نمی دهند.

لزوم استفاده از این روش های ارتباطی امروزه بیشتر درک می گردد. چراکه صدای تمام کارکنان باید شنیده گردد. هرکدام از آن ها تجربیات و ایده های جالبی می توانند داشته باشند که دسترسی به آن ها برای موفقیت شرکت حیاتی است. علاوه بر این، وجود این روش های ارتباطی باعث افزایش تعهد و بهره وری کارمندان می گردد.

ارتباط کاری جانبی

این حالت که به آن ارتباط افقی هم گفته می گردد، متداول ترین حالت تبادل اطلاعات است. ارتباط کاری جانبی بین کارکنان یک سطح شکل می گیرد. به عنوان مثال، می توان به زمانی اشاره نمود کارکنان یک بخش در خصوص پروژه ای سخت می نمایند.

این نوع ارتباط تقریباً با استفاده از هر ابزار و رسانه ای امکان پذیر است. کارمندان ممکن است به کانال های ارتباطی مختلفی دسترسی داشته باشند و مواردی را انتخاب می نمایند که به برترین وجه با نیازهای کاری آن ها مطابقت دارد. اگرچه رسانه های مختلفی برای ارتباط کاری افقی مناسب هستند. ولی باید دقت کرد که تعداد زیادی از آن ها را به کار نگرفت. ای سوی دیگر، به این موضوع هم باید دقت داشت که از ابزاری استفاده کرد تمام بخش های سازمان بتوانند از آن استفاده نمایند.

ارتباط کاری هم زمان و ناهمزمان

حالت های مختلف ارتباط که پیش تر در خصوص آن صبحت شد، همگی دسته بندی هایی از لحاظ جهت و جهت جریان اطلاعات بودند. ولی حالت های دیگری هم وجود دارند که به زمان و سرعت جریان اطلاعات در سازمان معطوف هستند.

همان طور که از نام آن ها پیداست، این دو حالت کاملاً در جهات مخالف هم هستند. در حالت هم زمان، اطلاعات بلافاصله تبادل می شوند. یا حداقل اینکه تأخیر خیلی کمی دارند. به عنوان مثال: فردی چیزی می گوید و دیگری به او جواب می دهد.

صحبت کردن واضح ترین مثال برای ارتباط کاری هم زمان است. ولی ابزارهای پیغام رسان فوری هم در همین دسته بندی قرار می گیرند.

در سوی دیگر، ارتباط کاری ناهم زمان واقع شده است که یک شکاف زمانی بین تبادل اطلاعات به وجود می آید. ارسال نامه یکی از روش های قدیمی و کلاسیک ارتباطی است که در این دسته بندی جای می گیرد. ولی در محیط های کاری امروزی، ایمیل و نامه های اداری هم در همین گروه هستند.

نکته مهم این است که تمام کسب وکارها به هر دو نوع آن ها نیاز دارند. ارتباط هم زمان به شما اجازه می دهد که سریع پاسخ دهید، ولی ارتباط غیرهم زمان اطلاعات را زمانی در اختیار افراد قرار می دهد که به آن ها نیاز دارند.

ارتباط کاری ایستا و پویا

ارتباط تجاری ایستا شامل اطلاعاتی می گردد که برای مدتی ثابت هستند. ولی ارتباطات پویا شامل اطلاعاتی می شوند که افراد آن ها را به صورت مداوم به روزرسانی می نمایند.

ارتباط ایستا که به آن ارتباط سرد هم گفته می گردد، دائمی و ثابت است. دفترچه های آموزشی، سیاست های منابع انسانی و صفحات شرحات فنی محصول شامل این دست اطلاعات هستند. این دسته بیشتر شامل اسناد و مدارک می گردد.

ارتباطات پویا یا ارتباطات داغ ماهیتی تعاملی دارند و برای هر فرد ممکن است متفاوت باشد. هدف اصلی در این نوع ارتباطات این است که افراد متعددی بتوانند اطلاعات را با هم تغییر دهند. محیط های کاری امروزی و ابزارهای ویرایش گروهی (مثلاً گوگل داکس-Google Docs) نمونه هایی از این دسته هستند.

4 پیشنهاد و ترفند برای بهبود ارتباط کاری

کانال های ارتباط تجاری کسب وکارتان را بازرسی کنید

اگر برای بهبود شرایط ارتباط کاری در کسب وکارتان مصمم هستید، باید درک واضحی از شرایط فعلی آن ها در کسب و کار خودتان داشته باشید.

کانال های ارتباطی در سراسر شرکت و مجموعه خودتان را آنالیز کنید و سعی کنید دیدگاه و بازخوردهایی در خصوص هرکدام از آن ها به دست بیاورید. کدام از این کانال ها به خوبی کار می نمایند و اثر مثبتی دارند؟ متداول ترین مسائل چه چیزهایی هستند؟ اگر کارکنان قدرت انتخاب داشتند، کدام را انتخاب می کردند؟ پاسخ به این سؤالات به شما یاری می نماید که تصمیم بگیرید آیا همین ابزارها کافی هستند یا نیاز به ابزارهای تازهی دارید.

روی ارتباطات کاری سرمایه گذاری کنید

بعضی از کسب و کارها موضوعات مربوط به ارتباط تجاری را یک هزینه می بینند و سعی دارند در آن صرفه جویی نمایند. به روزرسانی های نرم افزاری و سخت افزاری ممکن است هزینه های زیادی به همراه داشته باشد. به خصوص زمانی که این ابزارها را بخواهید در اختیار تمام افراد سازمان قرار دهید. ولی این هزینه ها را به دید یک سرمایه گذاری نگاه کنید.

در همین مقاله سعی کردیم این موضوع را شفاف کنیم که مزایای ایجاد ارتباط قوی و مؤثر در محیط های کاری و تجاری، خیلی بیشتر از هزینه های آن است. کاهش هزینه ها، عدم سرمایه گذاری و ارتقاء مناسب بسترهای مناسب ارتباط تجاری می تواند آسیب های جبران ناپذیری را به کسب وکارها وارد کند.

به تمام افراد اجازه اظهار نظر بدهید

مدیرانی که ارزش واقعی ارتباط کاری و تجاری را درک می نمایند، در پی راه های برای افزایش مشارکت کارکنان در بحث ها می گردند. آن ها تمام کوشش خود را به کار می گیرند تا کارکنان بیشتر صحبت نموده و مشارکت بیشتری داشته باشند. مدیرها در این محیط ها سعی دارند فرهنگی را ایجاد نمایند که در آن کارکنان به راحتی می توانند نظرات مخالف خود را بیان نمایند، چراکه می دانند مدیران به این نظرات گوش داده و به آن ها بها می دهند.

تمام این روینمودها مستلزم کانال های ارتباطی قدرتمندی است. این کانال ها باید بر اساس نیازهای سازمان انتخاب شده باشند و بتوانند بعضی از 7 روش ارتباطی که پیش تر شرح داده شد را پوشش دهند. با این حال، این نکته را باید در نظر داشت که کانال های ارتباطی تنها در حالتی ارزشمند هستند که کارکنان قادر باشند از آن ها استفاده نمایند. این کار مستلزم آموزش است و کارکنان باید بدانند این ارتباطات چطور می تواند به اهداف، منظره، فرهنگ سازمانی، موفقیت آن ها و موفقیت کسب وکار یاری کند.

نقشه راه ارتباط تجاری را به اشتراک بگذارید

ساخت رویه ای مناسب برای ارتباط کاری و تجاری که شایسته شما، سازمان و کارکنان باشد، مستلزم کوشش و ممارست بسیار بالایی است. زمانی که این ارتباط شکل گرفت، باید کوشش زیادی هر حفظ و نگهداری آن داشته باشید.

انجام چنین کاری مستلزم همکاری تمام اجزای سازمان شما خواهد بود. زمانی کافی صرف کنید تا ضرورت اجرای این تغییرات را به خوبی درک کنید. سپس، منظره و اهداف خود را به وضوح ترسیم کنید: هدفتان این است که به کجا برسید؟ سپس این نظرات و نقشه راه را با کارمندان خود هم به اشتراک بگذارید. از آن ها نظرخواهی کنید و نقشه را بر اساس نقطه نظرات آن ها بازنویسی و ویرایش کنید.

تنها یک سوم کسب وکارها یک استراتژی بلندمدت برای ارتباط تجاری خود دارند؛ سعی کنید شما هم یکی از آن شرکت ها باشید.

منبع: Workplace